予約プロセスの設定

ユーザーが繰り返し予約できるようにする必要がありますか？予約には支払いまたは承認が必要ですか？新規予約を確認する必要がありますか？そして、リマインダーとフォローアップメールを送信しますか？システムは予約プロセスにおける各設定を柔軟に設定可能です。

リピート予約

デフォルトではユーザーは1回のみしか予約が出来ませんが、次のリソース、又は定員制スケジュールでは、ユーザーに繰り返し予約を許可する設定も可能です。
そのため、ユーザーは一度の動作で複数回の予約が出来て便利です。

リソーススケジュール

設定 > プロセス
リピート予約を新規予約枠に追加を選択
変更を保存

予約時にユーザーは、特定の終了日まで、毎日、毎週、隔週、日付ごと、または日ごとに予約を繰り返すオプションを利用できるようになります。
リピート予約時には最終日を必ず設定する必要があります。

定員制スケジュール

管理者やサブ管理者（superuser）が定員制スケジュール上に新規スロット（予約枠）を作成する場合は、リピートして同様の予約枠を作成出来るので非常に便利です。
1つ1つ同じ様な予約枠を作成する必要がありません。
定員制スケジュールで新しいスロットを作成する場合、管理者（またはSuperuser）は、特定の終了日まで、毎日、毎週、隔週、日付ごと、または日ごとに繰り返しスロットを作成できます。
これにより、たとえば、毎週のクラスでコーススケジュールを簡単に作成できます。スロット自体が繰り返され、それに応じてスケジュールが構成されている場合にのみ、ユーザーは定期的な繰り返し予約を行うことができます。

定員制スケジュール上でリピート予約が出来る様にする方法

各スケジュールの設定 > プロセスへ移動
ユーザーはリピート予約が出来ますか?
- はい、リピートのスロットがある場合、ユーザーは１つ又は複数の任意選択が可能, 又は
- はい、リピートのスロットがある場合、ユーザーは一連リピート全ての選択が必須
変更を保存

リピート予約は52回以上出来ない設定になっていますのでご注意下さい。
これは、パッケージの予約数制限を超える事故を防ぐためです。

予約に前払いが必要な場合、システムは個々のスロットまたは予約の価格を合計することに注意してください。その後、ユーザーはすべての予約に対して一度に課金されます(ユーザーが所有している残りのクレジットを適用後)。

支払と承認

予約時に決済を必須に、または管理者の承認を得て初めて予約が完了するといった設定も可能です。
設定 > プロセス, 支払又は承認が必須。

デフォルトでは支払は不要が選択されています。
予約完了には管理者の承認が必須にしたい場合は完了の前に管理者の承認が必須を選択します。
管理者またはサブ管理者の承認後に確認メールが送信されます。デフォルトでは、支払いや承認は不要オプションが選択されています。マニュアルで承認をしたい場合は、確認前に管理者の承認が必要を選択します。
現在、予約は暫定的にのみ予約されており、管理者またはSuperuserは、予約が確定されて確認が送信される前に、予約を承認する必要があります。
スケジュールでは、保留中の予約は明るい陰影で表示され、ユーザーの予約アジェンダリストではPが表示されます。
このオプションを選択すると、新しいオプションである承認リクエストごとに管理者に電子メールを送信するが表示されます。承認待ちのすべての新規予約について電子メールで通知を受け取る場合は、このオプションをオンにします。

もし一人もしくは複数のSuperuserに通知をしたい場合、もしくはその代わりに毎日概要の更新情報を受け取りたい場合、新しい予約または変更された予約を他の人に通知する必要がありますか？で行えます。
詳しい情報は下記を参照してください。

Superuserまたは管理者によって作成された予約を自動的に承認するオプションがデフォルトで設定されていることに注意してください。

ユーザーに課金完了を求める場合は予約を続けるには決済完了が必須を選択します。
もし、ユーザーに後払いを許可する場合は、支払を求めるがユーザーが後で支払う事も許可するを選択します。
更なる詳細情報はこちら課金設定セクションをご覧下さい。

もし利用者が無制限のポイントを持っている場合、その人の予約は自動的に承認されます。
これは、あなたが信頼する人たちは承認プロセスをスキップすることができ、時間節約になる便利な機能です。
誰かに無制限ポイントを付与したい場合は、まず決済の設定からポイントシステムを有効にしてください。

ビデオ会議サービスに接続する

SuperSaaSは、Google MeetやZoom,Microsoft Teamsなどのビデオ会議サービスに接続するためのいくつかの方法を提供し、Google MeetとZoomで会議を自動的に作成できます (近日公開予定)。または、これらの会議サービスまたはその他の会議サービスに会議リンクを手動で追加することもできます。

会議のリンクは、クラスに登録するか、予定を作成するまで、ユーザーには表示されません。また、会議のリンクは、確認メールとリマインダーメールに自動的に追加されます。

詳細はこちらビデオカンファレンスにてチュートリアルを参照可能です。

リマインダー通知

SuperSaaSはe-mail 又は SMSリマインダーを送信可能です。
ユーザーへのリマインダーとして、または管理者に対して誰かが予約を更新した時に自動で送信されるので大変便利です。

確認

確認メールを送るを選択すると、ユーザーに対して予約が承認された場合に自動確認メッセージが送信されます。
または次の設定からユーザーに確認メールの送信の要、又は不要かを選択してもらう事が可能です。

確実に確認メールを送信する為にアクセスコントロールでユーザーからe-mailアドレス情報を収集する設定にして下さい。

次のデイリーチップスページからも有用な使用方法を参照可能です。

スケジュールのテスト
管理者としてログインするとほとんどのメッセージは送信されないことに注意してください。
これは多量のメッセージによってメールボックスがすぐにいっぱいになるのを防ぐためです。
メッセージが適切に送信されるかを確認したい場合は、通常のユーザーとしてログインしてください。

リマインダー

確認メールの他に、予約の開始時間が近くなった時に通知メッセージ（リマインダ）を送信することもできます。
リマインダの送信時期は2週間前から15分前まで設定可能です。
SMSゲートウェイ (以下参照)をセットアップすると、リマインダーの方法をメールおよびSMSのいずれかから選択が可能です。
もし後者を選んだ場合、登録あるいは予約時にユーザーの携帯電話番号を必ず回収する必要があります。

予約開始後、追ってユーザーに対するフォローアップメールの送信もシステムは対応可能です。
このオプションを有効にした場合、次のメッセージを通じてテキスト編集が可能となります。
設定 > レイアウト (こちらも参照ください通知メッセージのカスタマイズ).

予約開始に関連するマイナスの分数、時間、日にち、週、あるいは一ヶ月間の数字を入力することによりフォローアップメールを2次的なリマインダーとして使用が可能です。

SMS gatewayの設定

SMS通知を送信するには、SMSゲートウェイ設定が必要となります。
当社ではSMSクレジットは販売いたしませんが、いくつもの国内外のSMSプロバイダー(該当プロバイダー一覧は下記参照)にインテグレーションを提供しています。

SMS通知オプションのいくつかは、貴方がSMSゲートウェイ設定を行わない限りは見えないようになっていることに御注意下さい。

プロバイダーのアカウントを開設後、SMS Gateway Settingsの下にあるユーザー名やパスワードといった認証情報を提示する必要があります。
もしSMSプロバイダーからgateway typeの提示を求められた場合は、HTTPを選択してください。

ドロップダウンメニューから選択したSMSプロバイダーを利用できない場合でも、Webhookを使用してSMSプロバイダーと統合できる場合があります。

SMS Gatewayを適用を確認して、SMSゲートウェイが解除されていることをご確認下さい。
その後システムがあなたのアカウント認証をあなたのSMSプロバイダーを通じて行います。
ページ上部のステータスメッセージで認証が成功したかどうかが知らされます。

その他の通知

管理者の承認取得をしているかどうかにかかわらず、新たなあるいは更新された予約が入った場合に、あなたと他者にその通知を行うようシステムを構成することが可能です。
毎回変更がある都度メールによる通知を受けるか、あるいは1日1回概要を受け取るかを選択することができます。

SMSゲートウェイを設定してある場合(詳細はこちら)、リマインダーをeメールかSMSから選択できます。
SMSを選択した場合は、ユーザー登録または予約時に、ユーザーの携帯電話番号を取得しておく必要があります。

予約完了の際のプロセス

設定 > Process から、予約を完了時に表示するページを設定することもできます。
デフォルトでは、予約完了時にはユーザーはスケジュールページに戻ります。
新しい予約は、スケジュール表上で強調表示され、予約が完了した旨を通知するメッセージが表示されます。

この動作を変更して、ユーザーを日程表のページに移動させることもできます。
日程表のページからは予定されている予約の一覧を見ることができます。
または、予約完了時にリダイレクトするURLを指定することも可能です。
別のページにリダイレクトを行う場合は、予約が正常に完了したことをユーザーに明確に伝えるようにしてください。
予約完了の確認を表示せずにあなたのホームページなどにリダイレクトをすると、ユーザーは何が起こったか分からないため、不安感を与えます。
また、このような遷移はPayPalの支払いプロセスにおいても明確に禁止されています。

適切に完了した予約を追跡するため、‘magic words’が利用可能です。
$name, $id, $price, $slot_id, $email, $lang 又は $full_name、各指定値に置き換えられます。
リダイレクト先のページ上にスクリプトを置き、予約の情報にアクセスしたり、またはその情報をサーバーログに保存し後で処理するといったことも考えられます。

レイアウト設定より、ユーザーが弊社のサイトからログアウトした時（ロゴがページに表示されている場合はそれをクリックした時）に表示するURLを指定することができます。
これは外部のURLでもよく、ウェブサイトのホームページなどを使用できます。