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カレンダーサービスとの同期

このページで説明する機能は、有料版の利用を前提としています。 無料版をご利用の場合、各スケジュールの管理ページ内の"同期"にて"無料試用開始"を選択する事により、期間限定ですが試用を行うことができますので、有料版への移行前でも実際の動作を試す事ができます。
SuperSaaSと連携できる他サービスは各種ありますが、SuperSaaSサービス外の動作の保証は致しかねます。 このドキュメントとして提供されている内容は掲載時点のものであり、実際と異なる場合がありますことをご留意願います。 ここに掲載している内容以上のご案内はサポートしておりません。 また、他サービスの仕様や操作設定はSuperSaaSでサポートできかねますので、詳細はそれぞれのサービスサポートまでお問い合わせください。

SuperSaaSの予約スケジュールは、GoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーサービスと同期が可能です。 また、Appleカレンダーなどのカレンダーサービスには、予約情報を公開することでの連携もできます。

SuperSaaSとGoogle Calendarの同期
SuperSaaSの予約を外部カレンダーに表示する

SuperSaaSとGoogleカレンダー、Outlookの同期

SuperSaaSのスケジュールとGoogleカレンダーは、その予約と予定を直接同期することができます。さらに、Outlook.comと同期することでWebベースのOutlookとの同期も可能です。

GoogleまたはOutlookのカレンダーと同期すると、そのサービス上の予定がSuperSaaSスケジュールに既存の予約として反映されます。 この同期した予約は、あくまで時間情報のみのため、ユーザーに予定内容の詳細な情報まで開示されるわけではありません。

Googleカレンダーとの同期は、複雑な営業時間を設定したい場合にも有効です。 Googleカレンダーでは複雑な条件で予定の繰り返しを設定できるため、SuperSaaSの機能だけでは実現できない複雑な予約可能の時間帯設定が期待できます。

これが設定されると、SuperSaaSシステムはGoogleまたはOutlookのカレンダーの変更を定期的にチェックします。GoogleまたはOutlookの可用性情報が更新される頻度は、スケジュールにアクセスする頻度によって異なります。

誰かがあなたのスケジュールを使用するときはいつでも、システムはあなたの情報のコピーが15分以上古いかどうかを評価し、もしそうなら情報を更新します。この更新プロセスには数秒かかる場合があり、更新された情報が表示されるまで2ページ目の更新が必要になる場合があります。ユーザーが予約を行う前に常に複数のページを使用するため、これはユーザーにとって問題になりません。更新は5か月先まで取得されるため、ユーザーが事前にそれ以上予約できないようにすることができます。

同期設定の手順

  1. 対象スケジュールの管理 > 同期 画面を開いてください。
  2. 同期の利用可能状況Connect toのGoogle Calendar、Microsoft Outlookから選択してクリックしてください。
  3. 対象サービスからログインが求められますのでログインください。
  4. 認証に問題なければ、アカウントのカレンダー一覧が表示されます。
  5. 同期したいカレンダーを選択ください。

設定されると、スケジュールにアクセスされる度に、同期対象となるGoogleカレンダーやOutlookの更新情報をチェックします。ただし、トラフィック上の付加を考慮して、その頻度は15分以下にはなりません。

更新御プロセスには数秒を必要とします。また、表示の自動更新はありませんので適時にリロードによる表示反映となりますが、およそ予約操作に画面更新が伴うためリロード機能の追加までは必要ない範囲です。
なお、取得される更新は5か月先までの予定です。

OutlookまたはGoogleカレンダー上の予定で、SuperSaaSに反映したくない予定がある場合は、その予定のオプション設定で利用可能になるように個別に指定できます。
SuperSaaS側の設定で 管理者が時間の制約を無視できるようにするとすることで、管理者権限で同期した予定を無視して予約を行うことも可能です。

タイムゾーン設定の確認

GoogleカレンダーやOutlookとSuperSaaSのタイムゾーンが異なる場合、それぞれ自動的に変換されて解釈されます。
両方のカレンダーでタイムゾーンが必ずしも同じである必要はありませんが、タイムゾーンが異なる場合にはその機械的な変換が正しいかどうか確認すること推奨します。

SuperSaaSスケジュールを別のカレンダープログラムに公開する

SuperSaaSスケジュールはWebCalリンクとして、iCal形式でスケジュールデータをweb上に公開できます。
WebCalリンクのURLは管理 > 同期で確認できます。
Microsoft Outlook、AppleのiCalendarなど、汎用的なiCal形式のデータを用いることのできるカレンダープログラムから参照することで、そのプログラムにスケジュールの予約予定が反映します。

携帯端末のカレンダープログラムでもiCal形式のデータを参照して予定表示可能ですが、SuperSaaSには予定の参照はもちろん編集も可能なモバイル版(m.supersaas.com) もありますのでどうぞご利用ください。

(参考)Goolgeカレンダーへの公開設定手順

  1. 対象スケジュールの管理 > 同期 画面にあるWebCalリンクのURLを確認ください。
  2. Googlカレンダーの 設定 にあるGeneral セクションを開いてください。 Googleカレンダーの設定画面1
  3. From URLにWebCalリンクのURLを設定ください。 Googleカレンダーの設定画面2

WebCalリンクを参照して反映した予約予定は、既存のGoolgeカレンダーの予定と区別されて管理されます。
もし、Goolgeカレンダーの予定としてSuperSaaSの予約予定をインポートしたい場合は、このWebCalリンクを参照する方法ではなく、管理 > ダウンロードから予約情報をダウンロードしたデータか、もしくは、確認メールにiCalファイルを添付して取得したデータを用いて手動でGoolgeカレンダーにインポートする手動的な手段となります。

WebCalリンクが参照される頻度は、SuperSaaSではなくカレンダープログラムの仕様に依存します。
iCal形式のデータは差分参照ができないため、毎回すべてのデータ参照となり非常に非効率的です。そのため、ほとんどのカレンダープログラムはその参照頻繁を下げて設計されています。
また、iCal形式のデータはデータフィールドが制限されるため、SuperSaaSで定義したカスタムフィールド情報は含まれていません。

Googleカレンダーが情報を更新する頻度は数時間以上である場合があります。Googleカレンダーへの迅速な同期なども参考ください。なお、Microsoft Outlookなど、モダンなプログラムは約30分間隔で参照更新される設計と言われています。

WebCalリンクの参照に認証プロセスはありません。URLにアクセスすることで誰でも情報を参照することが可能です。
セキュリティ的に懸念がある場合など、WebCalリンクを非公開にすることができます。
設定 > アクセススケジュールはwebcalを通してアクセスすることができますか? OutlookやGoogleカレンダーなどのカレンダープログラムでのアクセスをブロックしますにチェックを入れることで、WebCalリンクURLへのアクセスがブロックされます。
ブロックした場合、WebCalリンクが非公開となりますので、他カレンダーサービスへの公開も無効となります。

SuperSaaSスケジュールとGoogleカレンダーの同期のカスタマイズ

GoogleカレンダーはWebCalリンクの参照頻度が低く、1日に1〜2回しか参照されません。これはGoogleの仕様であり任意の頻度設定を行うことができません。

この緩慢な同期頻度を回避するための案として、SuperSaaSスケジュール上の更新をトリガーとするWebhookを用いて、Googleカレンダーの予定を動的に更新する方法があげられます。
追加のメリットとして、Webhookには予約の詳細情報が含まれ、また、その情報をカスタマイズできるため、たとえばGoogleカレンダーへ反映する予定情報に予約の価格情報含むなど拡張利用が可能になります。
Webhookを用いた仕組みを自己構築するのは煩雑ですが、IntegramatやZapierのようなWebhookサービスを利用することで、数クリックの設定だけでSuperSaaSとGoogleカレンダーを含む数多くのサービスとの間の連携を実現できます。

オフィシャルな連携テンプレートをIntegromat及びZapierに用意しています。 SuperSaaSのスケジュールで更新された予定情報がGoogleカレンダーに即座に反映する仕組みのテンプレートです。テンプレートはそのまま使用できますが、ニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。
公式ブログのblog on Google Calendar(英語)で、同期プロセスを高速化する方法について言及していますので合わせてご参考ください。

Integromat