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予約とユーザー管理

ここではスケジュールを運用するにあたり、予約とユーザーの管理で役に立つと思われる6つの機能を紹介します。

予約履歴の確認機能

予約の管理などで、過去の予約を参照したい場合に履歴を確認する機能があります。
予約の履歴は、スケジュールの管理 > 概要履歴を表示があり、クリックすることで過去の予約履歴をリストとして閲覧できます。
(定員用スロットの場合は、予約そのもののリストではなく、登録されたスロットのリストとなります。予約状況はスロットに内包する形で記録されています。)

予約の概要

予約履歴リストの項目をクリックすることで、その昇順に並び替え(ソート)する事が可能です。
また、検索機能を利用することで、項目を指定して予約の検索・絞り込み表示することもできます。
表示される項目と検索対象の項目は、スケジュールの設定 > レイアウトにあるリストにはどのフィールドを表示しますか?の設定に準じています。

各履歴ごとの右側にあるアイコンに関して。

+などのアイコン(承認設定もしくは課金設定時のみ表示)は、支払済みや承認待ちなどの予約の状態のアイコンです。
詳しくはステータスメッセージを参照ください。
カレンダーを表示アイコンSchedule iconから、予約をカレンダー上で表示することができます。
詳細アイコンSpyglass icon(定員用スケジュールのみ表示)からは、そのスロットの詳細を表示することができます。
編集アイコンEdit iconをクリックすることで、対象の予約(定員用スケジュールの場合はスロット)の編集ができます。

手動による予約の承認機能

スケジュールの運用上、申し込まれる予約を逐一確認してから受理したい場合に、予約単位での承認を必要とする機能があります。
スケジュールの設定 > プロセスにある支払いや承認を必須としますか?で、 管理者からの承認が必要になります。を設定した場合、管理者による手動での予約承認が必要となります。
承認待ちの状態の予約にはP、承認済みの予約には+アイコンが表示されます。
(各種予約の状態を表すステータスアイコンの説明はステータスメッセージを、予約承認リクエストをメールで受け取るなどプロセスは予約プロセスの設定を参照ください。)

Pのアイコンがついた予約の右側にあるEdit icon編集アイコンをクリックください。予約の詳細が表示されます。
承認ボタンと「承認待ち」の表示があるはずです。

ポップアップイメージ

承認ボタンをクリックすることで、その予約を承認することができます。
承認待ちのPアイコンが、承認済みの+アイコンに変わります。
同じように、再び編集画面を開くと返還ボタンと「承認済み」の表示になっていることが確認できます。
もし、承認済みの予約を、承認待ちの状態に戻したい場合、返還ボタンをクリックください。

ユーザーの代理として予約操作する方法

ユーザーが必ずしもスケジュールから予約するとは限りませんので、状況で電話など口頭などで予約を依頼されることがあるかもしれません。
また、ユーザーとしてテスト的に予約を行いたい場合などもあると思われます。
このような場合に、管理者やSuperusersではなく、ユーザーとしてスケジュールを操作する機能があります。
アカウントの管理画面(ダッシュボード)の右側、ユーザーマネジメントをクリックください。
登録されているユーザーが一覧として表示されます。
代理として成り代りたいユーザーの右側にあるユーザーとして行動するAct on behalfアイコンをクリックすることで、そのユーザーとして操作を行うことが可能です。

ユーザーの代理行動中といえど、管理者やSuperusersの権限は無効になりません。
管理者やSuperusers権限を保持した状態であることに留意ください。

ユーザーとして行動してる間は、画面上部に対象としているユーザー名が表示されます。
そのユーザー名をクリックすることで、代理として行動することを中止できます。

スケジュールのリポーティング機能

スケジュールの管理 > リポーティングから、標準的なレポート情報にアクセスできます。
予約がどのように行われているかを、1日、1週間、1か月、もしくは特定の期間においての利用状況の詳細情報を表示することができます。
Downloadアイコンをクリックすることで、データをCSV形式かXLS形式でダウンロードできます。

利用状況リポート

もし、ある特定の期間の加工されていない元データを取得したい場合、 スケジュールの管理 > ダウンロードから行うことができます。
ファイル形式は、HTML、XLS、XML、CSV、ICSから選択できます。

ユーザーマネジメント機能

アカウントの管理画面(ダッシュボード)の右側、ユーザーマネジメントから全ユーザーの詳細情報にアクセス出来ます。
ユーザーの登録情報の確認と修正編集が可能です。

ユーザー詳細の編集
アクセス拒否のためにユーザー登録削除は再登録が可能なためお勧めできません。
権限を「blocked」として利用禁止にすることを推奨します。

ユーザー情報のインポート、エクスポート機能

アカウントの管理画面(ダッシュボード)の右側、エクスポートから、CSV・XLS・XMLまたはVCF/vCardの形式で、全ユーザーの登録詳細をダウンロードすることができます。
ユーザー情報に対し大掛かりな変更を実施する必要がある場合には、エクセル(XLS形式)などにユーザー情報をエクスポートしてから変更を行い、それをCSV形式ファイルとして保存してから、インポート機能で、そのファイルを再アップロードすることで更新することができます。

ユーザーインポントイメージ
インポート可能なファイル形式はUTF-8の文字コードが用いられたCSV形式のファイルのみです。
また、CSV形式ですので日本語を含む特殊記号など不具合の原因となることがあります。
原因箇所の特定困難な場合など、Google Docsに一度インポートし、そのままエクスポートすることで適正修正される場合がります。
もちろん、どこが修正されたか、妥当であるかを、インポートデータとエクスポートデータでの差分確認が必須です。