ドキュメンテーション
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予約管理と顧客管理

日々システムを使うにあたりほとんどの場合は、このスケジュールの管理セクションを通して行うことになります。
ここでは、予約を見直したり、必要があれば承認したり否認したりできます。
スケジュールがどのように使われているか、またあなたがどのように使っているかの詳細がわかるように、様々な標準レポートが準備されています。

次のユーザーマネジメントページをもしあなたがクライアントの様に自身で名前を変更した場合は、このページもクライアントマネジメントへと変更されます。
また全てのユーザーの詳細が閲覧可能です。
このページ上で管理者がユーザーの代理として予約を追加する事も出来ます。
インポートエクスポート ページでユーザー情報のダウンロードとアップロードが行えます。

予約の履歴

履歴を表示 ボタンから過去の予約の履歴が閲覧可能です。
またゴミ箱を表示や特定の項目でソートする事も出来ます。

予約の概要

特定の予約を検索する場合はユーザーマネジメント.

全体ビューで表示されている情報は、Configure > Layoutを通して設定できます。
ここでは、この概要のような一覧画面のコラムに表示されているカスタムフィールドを含む必須あるいは任意の予約詳細フィールドの全ての中から選択が可能です。

フィールドリストイメージ

それぞれの項目の右側に、2つ以上のアイコンが現れます。
スケジュールアイコンSchedule iconをクリックすると、スケジュールの予約とスロットが見れます。
更新アイコンEdit iconは、アポイントメントとスロットの変更ができます。
キャパシティスケジュールでは、スパイ眼鏡アイコンSpyglass iconがあり、特定のスロットにおいて予約を拡大して見ることができます。

課金設定がされているスケジュールには次のような+Cアイコンが表示されます。
ステータスアイコンの詳細はこちら

手動で予約を承認

管理者としてログインしている場合にPアイコンが表示された場合は+予約が承認されて意味です。; +cは支払が完了された意味です。
予約承認リクエストをemailで受け取るには(こちら予約プロセスの編集を参照して下さい。)

ポップアップイメージ

実際に予約を承認するには、更新アイコンをクリックします。
ポップアップ画面が現れ、予約詳細のちょうど下に、青字の承認状況と 承認 ボタンが見つかります。
このボタンを使って、必要ならば、承認の取り消しもできます。

もし、他の人に承認要求を受け取って欲しい場合、あなたのメールアカウントの中の転送ルールを設定します。
ほとんどのメールプログラムは題名を元にメールを転送する設定をすることができますので、
特定のクラスの承認を特定の講師宛てに転送することすらも可能です。

サブ管理者はデフォルトでは予約承認が可能になっていますが設定で変更する事も可能です。

予約をユーザーの代理で行う

電話やメールで予約を受け付ける場合もあるはずです。
しかし、管理者としてあなたがログインしているとしたら、予約は管理者の管理下におかれていると表示されます。
これを避けるためには、利用者の「代理として動作」する必要があります。
あなたの予約のほとんど、もしくは全部を、他の人の代理にする場合、
そして、あなた自身の予約として表示されてもいい場合、他にも簡単な方法がありますので、後ほど説明いたします。

特定のユーザーの代わりに行動する為にはユーザーマネジメントへ
会員登録しているユーザーにみが対象となります。
ユーザー情報の右側Act on behalfをクリック。
ここから、あなたのダッシュボードに遷移します。
ダッシュボードでは予約に使いたいスケジュールを選択します。
あなたのユーザーネームの横にある上部のバーに、あなたが代理で動作している利用者のユーザーネームとメールアドレスが表示されています。
もしその時点で予約をしたい場合、その利用者が作成した予約と掲載され、その後スラッシュ記号に続き、実際の予約を行った人の名前が表示されます。
これにより、この予約は利用者のアジェンダに掲載され、設定されている場合は自動確認とリマインダーメールがその人宛に送られます。

代理設定イメージ

代理として動作することを止めたい場合、画面右上にあるその人のユーザーネームをクリックしてください。
他の人の代理として動作している間でも、あなたの特権は保持できます。
ですので、もし万が一、普通のユーザーが見ることができる情報を制限した場合、
他の人として動作しているあなたでも、それを見ることができます。

もし登録している利用者がいない場合は、代理として動作することはできません。
しかしながら、あなたが予約を作成する人たちに向けに、確認メールを送ることはできます。
そのためには、login名にemaiアドレスを使用にチェックマークが入っておらず (アクセスコントロール) 、設定 > プロセス経由でメール項目を有効にしてください。
これにより、管理者としてログインしていても、あなたが作成する予約それぞれに対してメールアドレスを登録することができます。
もしあなたがメールを設定していたら email通知の設定, 確認はそのメールアドレスに自動的に送られます。

リポーティング

管理 > リポーティング経由で、いくつかの標準的なレポートにアクセスできます。
様々なセレクターを使うことで、予約がどのように行われているかや、一日、1週間、1か月、もしくは特定の期間においての利用状況について詳細情報を得ることができます。
チャート図やレポートを作るために使われているデータはCSV形式とXLS形式でダウンロードできますので、Downloadをクリックしてください。

利用状況リポート

もし、ある特定の期間の生データを取得したい場合、 管理 > Downloadにあるダウンロードオプションを代わりに使ってください。
このデータは、Excel、 Numbers、 Google Docsなどで自分独自のレポートを作るために使えます。

ユーザーマネジメント

ユーザーマネジメントから全ユーザーの詳細情報にアクセス出来ます。
ポイントも各ユーザー毎に管理者がimage ユーザーのポイント数を変更' credit手動変更可能です。
ユーザーの役割もこちらで変更可能です。

万が一登録した利用者がいたずらをした場合は、その人のアカウントは削除しても再登録ができてしまうので、削除すべきではありません。
その代わり、利用者更新オプションを使って、その人のアカウントをブロックすることができます。
利用者エントリーの横のスパイ眼鏡アイコンをクリックすることで、利用者の動作を全て見ることができます。
そこで、被害を受けた動作を直ちに取り消すことができます。
ユーザー詳細の編集

ダッシュボードの右側にあるメニューの中に表示されている エクスポート経由で、CSV・XLS・XMLまたはVCF/vCardのいずれかの形式で、全ユーザーの登録詳細をダウンロードすることができます。
このデータに対し大規模な変更を施す必要がある場合には、エクセル(XLS形式)などに、顧客データベースをエクスポートしてから、変更を加え、それをCSV形式ファイルとして保存してから、Import(インポート)経由で、そのファイルを再アップロードしてください。
インポートが処理できるのは、CSV形式ファイルだけだということを覚えておいてください。

ユーザーインポントイメージ

トラブルシューティング

ファイルのインポート時に、もし「Malformed CSV(形式が誤りのCSV): invalid byte sequence in UTF-8(UTF-8内に無効のバイトシークエンス)」といったようなエラーが出た場合、次をクリックしてください。

  1. CSVフォーマットで保存してください。
  2. 時々、「e」のような発音記号が付いた文字が、エラーを引き起こす原因となります。
    これらの記号は手動で取り除く必要がありますが、Google Docsにファイルをコピーしてそこから保存をする方法が一般的には効率的です。
  3. ファイルは必ずカンマで区切ってください。古いバージョンのエクセルだと時々問題が起こります。